Ja tehtud! Eestis toimus esimene suur puute-ja kontaktivaba virtuaalkonverents

Keskkonnaagentuur koostöös Videali ja Worksup’iga korraldas 24. märtsil suuremahulise, enam kui 500 osavõtjaga puute- ja kontaktivaba virtuaalkonverentsi “Kliima ja vesi”. Sellise mahuga ja kestusega formaati pole Eestis varasemalt korraldatud. Enam kui pool tuhat osalejat, 12 üle Eesti reaalajas oma ettekandeid teinud esinejat ja kõik korraldajad võivad tulemusega igati rahul olla.

“Kliima ja vesi”

See on esimene kord Eesti avalike ürituste ajaloos, kus traditsioonilise konverentsi formaat on muudetud virtuaalseks, mitte üksnes inimestevahelisi kontakte minimeerides vaid tehes seda ka puutevabalt, seadmeid üksnes häälkäskluste abil juhtides.

Konverentsi avakõnes ütles Keskkonnaagentuuri direktor Taimar Ala, et kriisiolukorras on vaja tegutseda ühiselt uute, nutikate ja turvaliste lahenduste nimel, et jätkata seatud eesmärkide täitmist:

„Riigis on välja kuulutatud eriolukord, millega kaasnevaid suuniseid pingsalt jälgime ning järgime. Märtsi keskpaigas suunasime oma töötajad kollektiivselt kaugtööle,” sõnas Ala. “Kuid ka eriolukorras tuleb tagada meie teenuste tõhus toimimine – keskkonnaandmete korje toimub, prognoosid-analüüsid on töös ja valmistamisel,” lisas Taimar Ala.

“Välja lubatud sündmused ei jää ära, sest me suudame kohaneda ning teha asju teisel, turvalisel viisil. Igaühest sõltub see, kuidas me olukorraga toime tuleme ning ka see, milline on meie tulevik vaadates looduskeskkonda,” rääkis Ala.

Worksup ja Videal tulid ideega kaasa

Konverentsi “Kliima ja vesi” läbiviimisel tulid Keskkonnaagentuuri ideega kaasa ja aitasid teostada tehnilisi lahendusi virtuaalse konverentsikorralduse platvorm Worksup ja konverentsitehnikaettevõte Videal Productions OÜ. 

Saadud kogemus näitab, et virtuaalruumis korraldatav konverents toimib sisulistes aspektides ehk isegi paremini kui tavaline formaat – esinejad tegid ettekandeid, kuulajad said küsida küsimusi, osaleda gallupites ja suhelda omavahel ning seda kõike veebirakenduse vahendusel, sõltumata paigast, kus parasjagu viibiti. Osa ettekandeid tehtigi kaugelt maakodust keset metsa. Kuulajaid oli üle Eesti ning ka välisriikidest üle poole tuhande.

“Põhimõtteliselt tõestas uudsel moel korraldatud konverents, et lahendus toimib üle ootuste hästi ning nii ettekanded kui arutelud olid kättesaadavad isegi suuremale auditooriumile, kui algselt plaanis,” vahendas Taimar Ala toimunut.

TalTechi innovatsiooni-ja ettevõtluskeskuse Mektory konverentsisaali üles pandud stuudioruumist juhtisid tegevust, moderaator ja videooperaator ning  sealt tegid oma ettekande ka mõned esinejad. Suur ruum võimaldas eraldatust inimeste vahel rohkem kui soovituslik 2 meetrit.

Tavapärasest aktiivsemad osalejad

Virtuaalne konverentsikeskus ei sea piire osalejate arvule ning võrreldes tavaüritusega pälviski “Kliima ja vesi” tõelise publikuhuvi: neli tundi kestnud veebikonverentsi jooksul vaadati ülekannet ning suheldi Worksupi keskkonnas kokku 550 seadmest, sh arvutitest, telefonidest, tahvelarvutitest. Huvitav on tõik, et harjumuspärast kuulajate kadu ei olnud – kes kuulas, see kuulas algusest lõpuni ning seda väga aktiivselt. 

Esinejatelt küsiti kokku 67 küsimust, galeriisse laeti üles 32 fotot, gallupile vastas 79 vastajat. Lisaks kogus Facebooki otseülekanne üle 5200 vaatamise. Esimene puutevaba konverents on vabalt järelvaadatav KAURi* Facebooki lehel.

Virtuaalkonverents kui tuleviku uus normaalsus

Esimese puutevaba meteoteemalise konverentsi tulemused julgustavad Keskkonnaagentuuri ürituste kontseptsiooni ka edaspidi üle vaatama.

 “Kuni virtuaalse “Kliima ja vesi” toimumiseni polnud me päris kindlad, kui edukaks see mudel kujuneb. Saadud eduka kogemuse pealt võin öelda, et teeme virtuaalkonverentse ka tulevikus ning soovitame seda lahendust proovida teistel – lõppude lõpuks on ju tähtis sisuline pool, mitte vormiline korraldus.” rääkis Ala.

Keskkonnaagentuuri direktor tõdeb, et olemata majandusekspert võib väita, et tervisekriisile järgneb tagasilöök Eesti majanduses. “Praegu on suurepärane aeg mõtestada oma tegevusi ja olemust ringi, olla valmis sisenema uude faasi ning muutustega kohaneda,” selgitas Taimar Ala. “Minu isiklik ootus on, et majandus taastuks, aga see toimuks teisiti kui varem.”

Esimene täismahus Worksupi platvormil üritus Eestis

Worksupi kaasasutaja Endrik Randoja sõnul oli KAURi korraldatud meteopäevale pühendatud virtuaalne konverents esimene Eestis, kus kasutati Worksup kontaktivaba platvormi.

“Veebikonverentse ja veebiseminare on palju korraldatud, kuid kõige tavalisem on lihtsalt otseülekande videot mingis keskkonnas maha mängida. Kliimakonverentsil toimus kõik samaaegselt ja ühes kohas,” selgitas Randoja.

“Worksup on konverentsi virtuaalne toimumiskoht. Traditsioonilisele konverentsile minnes kuulad ettekandeid, esitad küsimusi, suhtled teiste osalejatega. Worksupi keskkonnas saad sama teha olleskas kodukontoris või lihtsalt eemal,” selgitas Randoja rakenduse olemust.

Virtuaalkonverentsil osalemine ei nõua erilahenduste allalaadimist, piisab vastava kodulehe aadressi avamisest ning sündmusel osalemise tunnuse sisestamisest, et aktiivselt osaleda.

“Nii nagu tavakonverentsil tagab virtuaalkonverentsil eduka tulemuse professionaalne ettevalmistus ning efektiivne koostöö korraldajate vahel,” sedastas Endrik Randoja.

“Kuna kliimakonverentsi virtuaalsena korraldamise otsus tuli viimasel hetkel, ai suurimaks väljakutseks tehnilise eeltöö mahutamine kitsasse ajaraami,” selgitas Randoja tingimusi, milles tuli töötada.

Endrik Randoja lisas, et tehnikapartner Videal sai oma osaga suurepäraselt hakkama ning Worksupi põhirolliks jäigi osavõtjate ühte kohta kokku toomine ja neile tervikliku konverentsikogemuse korraldamine.

Videali meeskonna jaoks täiesti uudne kogemus

Tehnilise teostuse teinud Videali jaoks oli samuti tegemist nõudliku väljakutsega kuna sellist formaati pole meeskond varem teinud:

“Meie igapäevases töös me teeme reeglina igast konverentsist nii videostriimi kui ka salvestuse. Hooajal peaaegu iga päev, vahest ka mitu korda päevas koos tõlgete ja riikidevaheliste lülitustega – seekord tehti ülekanne olukorras, kus saalis polnud mitte ühtegi jälgijat ja sisuliselt tootsime üle neljatunnise telesaate reaalajas,” rääkis juhatuse liige Anton Jegorov Videalist.

Tehniliselt tähendas see, et väga lühikese perioodi jooksul valmistati ette esinejaid tutvustavad graafikad, lisaks tehti riskide maandamiseks eelsalvestused nende esinejatega, kes ei saanud või ei soovinud kohale tulla. Päevaga ehitati valmis videostuudio ja tehti vajalikud testid ja häälestused.

Anton Jegorovi sõnul oli olukord uus nii Videali meeskonnale kui ka tellijale, sest nii pikkade maratonsaadete loomine on haruldane:

“Eraldi väljakutse oli hügieen ja isikukaitse. Eelnevalt pole meist mitte keegi ju sarnases olukorras olnud ja puuduvad igasugused kogemused nähtamatu vaenlasega võitlemiseks,” selgitab Jegorov.

“Hankisime vajalikud desinfitseerimisvahendid, kogu tehnika ja mööbel desinfitseeriti ja ettekannete vahel käisime nii kõnepulti, klikkerit, mikrofone desinfitseerimas,” lisas Vidali juhatuse liige.

Meeskonnale hangiti lühikese ajaga näomaskid, kindad ning nad eraldati vaheseintega esinejatest ja moderaatorist – ülekandetiimile oli näomaskides ja kummikinnastega töötamine täiesti uus kogemus.

“Harjumine võttis aega, aga usun, et saime sellega ka hakkama. Seni on laekunud ainult positiivset tagasisidet, mis näitab, et ka veebikonverents võib olla huvitav ja seda saab teha nii, et see läheb inimestele korda.” oli Jegorov uute kogemuste eest tänulik.

Kokkuvõttes julgustavad nii Keskkonnaagentuur kui esimese kontakti- ja puutevaba virtuaalkonverentsi ideed ellu viia aidanud Videali ja Worksupi tiimid kaaluma virtuaalruumis nii pressiürituste, koverentside, rahvusvaheliste ürituste kui ka koolituste korraldamist. Tänulikud on kõik, nii esinejad, osalejad, tegijad kui ka keskkond. 

Loe pikka intervjuud Taimar Alaga siit

Anna oma panus ja osale moodsal viisil oravate loendamisel

*KAUR on suupärane lühend sõnast Keskkonnaagentuur