Avatud kontor pole ammu enam uudis ning on isegi tõestatud, et ühises “laudas” töötamine toob kaasa rohkem stressi. Kui planeerida ühine tööruum mõtestatult, kaalub kasu kartused üles. Tele2 on esimesi suurettevõtteid Eestis, mis läheb üle uudsele hübriidkontorile. Süsteemi üks plusse on keskkonnasääst ja mõtteviisi muutus. Rääkisime pikemalt Tele2 personalijuhi Helena Evertiga.
Avatud kontor on levinud ettekujutusis suur ruum, kus igal töötajal on oma “nurk” koos töölaua ja pliiatsitopsiga. Pidev taustamüra, kolleegide telefonikõned ja jutukatked segavad keskendumist ja töötegemist. Tundub, et omast latrist pääsu pole: sa oled fikseeritud kindlale kohale ning ainus võimalus hinge tõmmata, on jalutada kohvikusse või ühisele puhkealale.
MOODNE AVATUD KONTOR: IGAÜHEL OMA KOHT
Uus avatud kontori mudel, moodsas keeles ka hübriidkontor, jaotab tööala erinevateks tsoonideks. Olemas on vaikse töö ala, meeskonnatööala, koosolekuala ja puhkeala. Tele2 avatud kontorist leiab iseseisva töö kapslid, koosolekute- ja koostööala, mängu- ja puhkeala, kohviku ja isegi võimaluse, teha üks kiire uinak.
“Meie töömudel on uuenduslik. Töötajatel ei ole enam isiklikku lauda. Vastavalt vajadusele võib kasutada eri alasid kontoris: kui on vaja keskenduda, saab minna töökapslisse ja panna ukse kinni. Kolleegid teavad ja ei tule segama. Kui on soov pidada nõu, saab valida lounge ala või minna kohvikusse, ” selgitab Helena Evert.
Uus töömudel toetab paindlikkust, koostööd ja loovat lähenemist, sest inimesed valivad oma töökoha vastavalt päevakorras olevatele tööülesannetele või projektile.
ROOTSI KOGEMUS: VANA SÜSTEEM ON OMA AJA ÄRA ELANUD
Esimesena võeti moodne avatud kontorikeskkond kasutusele Rootsis ning sealne positiivne kogemus laieneb järjest kõigile Tele2 üksustele üle Euroopa. Tänavu lähevad uuele kontorile üle Läti ja Leedu, Eesti liitub järgmisel aastal, kui on leitud sobiv rendipind kontori loomiseks.
Enne uuele tööviisile üleminekut uurisid roostlased põhjalikult olemasolevat “oma ruum, oma laud”- kontorit. Uuringute ja mõõtmistulemustena selgus, et 46,4% töölaudadest on enamjaolt tühjad, sest töötajad on kas koosolekutel, majavälistel kohtumistel või töötavad kodus.
Samuti selgus, et 77% koosolekutest toimub kuni nelja isiku vahel, mistõttu ei ole vajadust mitme suure nõupidamisruumi järele. See tähendab, et kontor on kontori pärast ning selle sisuks on päris võimas ressursiraiskamine. Käia tööl, et teha neljakesi koosolekut ja vaadata koosolekute ruumist nurkalt nurgas konutavat lauda? Nonsenss.
“Rootsis on moodsat avatud kontorit kasutatud juba üle poole aasta, ja nende kogemus on ainult väga hea. Oleme oma töötajatel, kellel on kõhklusi, soovitanud Rootsis kohapeal ära käia, vaadata, proovida, suhelda kolleegidega. Kõik, kes on läinud, tulevad vaimustunult tagasi ja ütlevad, et ei jõua ära oodata oma kontorit,” vahendab Helena töötajate kogemust.
Rootsi töötajate rahulolu-uuringud tõestavad, et otsus oli õige. Avatud töökohtade võimalust kasutab Rootsis ka Tele2 grupi juhtkond, mille liikmed töötavad koos tavatöötajatega ühise ümarlaua taga. Enam ei ole vaja ka näiteks tööd koju viia, põhjendusega fokusseeritult ühele teemale keskenduda, individuaalse keskkonna saab vajadusel kontorisse luua.
MOODNE TÖÖKESKKOND MUUDAB MÕTTEVIISI
Tele2 uus hübriidkontor, kuhu mahub töötama 150 inimest, on pindalalt praegusest väiksem. “Täna piirab meid asjaolu, et töötajad on oma suurte töölaudade taha kinnistatud. Uus ruum võimaldab keskkonda paremini planeerida. Proovime end kahele tasandile mugavalt ära mahutada,” räägib Helena.
Täna on moodsa kontori asukoht veel saladus – kuni pole lepingut allkirjastatud, suurt kära ei tehta. Helena jutust saame siiski väärtuslikke vihjeid, mis kontori asukoha äraarvamise lihtsamaks teevad. Otsitakse tarka maja, millele pääseks ühistranspordiga lihtsalt ligi ning mis oleks projekteeritud ja ehitatud ümbritsevat keskkonda arvestavalt.
Tark maja on terviklahendus, mis hõlmab kogu ressursikasutust valgusest, soojusest ja veest alustades ning viimsegi prüginätsaka käitlemiseni. Kes Tallinna tunneb, võib kaardile ära märkida 2-3 võimalikku tulevase Tele2 avatud kontori kohta, sest üleliia palju kõigile tingimustele vastavaid maju linnas ei ole.
Miks üldse on see keskkonnaga klappimine oluline? Aga sellepärast, et keskkond loob keskkonda: kui sa töötad moodsas ja mõistlikus kontoris, muutub midagi üsna kiirelt ka sinu peas. Auto asendub jalgrattaga, burger tervisliku taimetoiduga, agressiivsus maheda mõistmisega. See pole niisama jutt, see on teadlaste poolt tõestatud.
“Keskkonnasäästlikkus on tulevase kontori valikul üks olulisemaid aspekte,” selgitab Helena. “Töökeskkond peab paiknema kohas, kuhu pääseb ligi mööda kergliiklusteed ning lähedal on ühistranspordi peatus. Me propageerime jalgrattaga töölesõitu ja jalgsi liikumist juba mõnda aega, pigem ongi nii, et nüüd tuleb kontor sellele eluviisile lähemale.”
Helena Evert räägib, et Tele2 on plaaninud ka oma autopargi üle vaadata ning vähendada ametiautode kogust. Plaanis on kasutusele võtta elektriautod ning sõidukid efektiivsemalt kasutusele võtta: kõik nutilahendused autojagamiseks on juba täna ju olemas.
Uus kontor järgib Digital First- printsiipi: eelistatud on erinevad pilvelahendused, kontor on paberivaba. See on ka loogiline, sest kui töötaja ei ole enam kinnistatud oma laua ja pliiatsitopsi külge, ei saa ta sinna kuhjata ka kaustu ja pabereid. Tuled tööle puhta laua taha ja jätad endast samasuguse puhta laua ka kolleegile maha.
USALDUS JA AVATUS SOOSIVAD LOOVUST
Helena Everti hinnangul eeldab uudne töömudel kõigilt töötajatelt avatumat mõtlemist, kuna kaob harilik kabinetisüsteem ja töötama hakatakse külg-külje kõrval erinevate kolleegidega. „Selline avatud ja paindlik keskkond suurendab töötajate iseseisvust. Oluline on tulemus, mitte kohalolekukontroll.”
Ta selgitab, et Tele2-l ei ole tööaja jälgimissüsteemi, aga on üldised reeglid. On töötajaid, kes tõepoolest peavad olema kohal “kaheksast viieni”, aga ka neid, kelle puhul saab paindlikumalt vaadata töötamise aega: “Töö iseloomust sõltuvalt saab loovalt läheneda ning inimene teha tööd siis, kui ta on kõige efektiivsem. Oluline on tulemus. Meie juhid usaldavad töötajaid. Vast kõige olulisemad kaks võtmesõna ongi usaldus ja paindlikkus,” selgitab Helena.
Ennetades lugejate küsimust: Tele2 kontorites on lubatud lapsed ja lemmikloomad. Osakonniti korraldatakse lastehoidu ja leitakse neile tegevusi, on olemas lastealad. Kord aastas tehakse lemmikloomapäevi. Kõik see jätkub ka uues kohas: avatud kontor tervitab töötajaid kui isiksusi.
RISK, ET ALGUSES KAOB HARJUMUSPÄRANE ÕLATUNNE
Helena Evert sõnab, et Tele2 ei püüa olla kõige innovaatilisem ja leiutada jalgratast – moodsaid avatud kontoreid leiab Eestist palju, enamus idufirmasid presenteerivad liigendatud ruumilahendust. Ka koolides – BFMis või Jõhvi riigigümnaasiumis on see ruumilahendus end kuhjaga ära tasunud.
“Kõige suurem risk on, et (vähemalt alguses) kaob ära oma meeskonna ühes kohas koos olemise tunne. Osakonnapõhine ühisruum kaob, ja see võib tekitada hirmu. Teisalt, ettevõttena oleme me üks suur meeskond ning seda sõnumit ka tugevamalt kanname. Avatum ruum lisab loovust, me saame oma ülesannetele tõhusamalt läheneda. Inimestel on palju rohkem ideid, kui nad kohvinurgas arutavad,” on Helena optimistlik.
Tele2 uus avatud kontor koondab esialgu poolteistsada inimest Tallinnas ning Eestis jääb see ainsaks omataoliseks. 80% töötajatest läheb üle liigendatud keskkonnale, 20% teevad tööd, mis eeldab oma kindla töökoha olemasolu.
[dropcap]ACCELERISTA KOMM [/dropcap]Kõrvaltvaatajana tundub, et töökeskkond, kus juhid on sisuliselt käeulatuses, võimaldab inimesekesksemat ja kiiremat suhtlust. Hübriidkontor võimaldab vajadusel ka piisavalt eraldatuna nn. neljasilmavestlusi pidada.
Ka saab välja mõelda uudseid motivatsioonipakette, kiiremini mõõta efektiivsust, paindlikult hinnata ja täpsemalt fokuseerida eesmärke. On suur kiusatus unustada end tööle, tänapäeva uus normaalsus ju ongi, et töö- ja vaba aja piir hägustub. Aga see on juba üks teine, pikem teema.
Allikas ja meedia: Tele2
