On inimesi, kelle jaoks kontoris töötamine on rutiin, millest nad ei taha loobuda. Ja on inimesi, kes suudavad end organiseerida nii, et võivad töötada ka kodukontoris või kus tahes, kus on loodud vajalikud töötingimused. Annamegi nõu, kuidas panna püsti moodne kodukontor, ja milliseid äppe kasutada kaugtöö lihtsustamiseks.
On mitmeid ameteid, kus kellast-kellani kontoris istumine ei loo lisaväärtust. Raamatupidaja, IT arendaja, disainer, ajakirjanik, projektijuht jpt. saavad oma tööd teha kõikjal, kus olemas vajalikud programmid, internetiühendus ja arvuti.
Tõsi, näost näkku kohtumisi ja olulisi koosolekuid tarkvara veel täielikult asendada ei suuda, kuid siingi saab hädapärast hakkama, kasutades näiteks Skype’i, Viberi või Facebook Messengeri abi.
Kiire ja suurt osa Eestist kattev 4G mobiilne internet, videokonverentsi lahendused ja terve rida teisi koostöötamise e-keskkondi võimaldavad täna tööülesandeid täita pea kõikjal ning endale sobival ajal. Kõik see muudab distantsilt töötamise mugavaks ning seetõttu on üsna loomulik mõni päev nädalas kasvõi vahelduse mõttes kontorist väljas töötada.
KUIDAS SEADA SISSE MOODNE KODUKONTOR?
[dropcap]! [/dropcap]Mõtle läbi, millist kodukontorit sa tahad. Tee nimekiri asjadest, mida vajad. Peamine eesmärk selle tegevuse juures on, et sa saad täpselt sellise töökeskkonna, mis sulle sobib.
[dropcap]! [/dropcap]Vali endale mõnus tool ja laud, kus kodus töötada. Tekita nurgake, kuhu istudes suudad häälestuda kodustelt asjadelt ümber tööle. Suvel sisusta kontor õue, väldi siiski otsest päikesevalgust.
[dropcap]! [/dropcap]Hangi endale korralikud mikrofoniga kõrvaklapid. Udusest veebikaamera pildist palju olulisem on kvaliteetne heli. Kui Sinu vestluspartnerid Sind ei kuule, heli sahiseb ja kajab, ei tule koosolekust midagi välja. Kvaliteetne heli on olulisem kui hea pilt.
[dropcap]! [/dropcap]Kui plaan on töötada maakodust või suvilast, siis tõenäoliselt ei ole seal interneti püsiühendust. Seega tuleks hinnata, kas (mobiili) levi on piisavalt hea, et see võimaldaks ka üle video reaalajas pilti jagada.
See on oluline eeskätt siis kui koos esitlust või dokumenti koostatakse. Kehva levi korral võib abi olla välisest antennist ja eraldi 4G ruuterist, kuhu sisse saab võtta eraldi 4G interneti lisa-SIM-kaardi.
[dropcap]! [/dropcap]Meeles tasub pidada, et kaugtöö korral kipub enamik inimesi hoopis üle töötama ja kontorist eemal viibimist pikkade ületundidega kompenseerima. Seega tasuks endale seada selged ruumilised ning ajalised piirid töö ja vaba aja vahele, et üks teist päris ära ei sööks.
TÖÖANDJA VÕIMALUSED KAUGTÖÖ SOOSIMISEL
Esmalt vajab tööaja ja -koha suhtes suurema vabaduse andmine mõttemalli muutust nii tööandja kui juhi poolt. Eesmärk ei peaks olema tööl käimine, vaid kokkulepitud tulemuse ja eesmärkide saavutamine. Kindlasti eeldab see vastastikust usaldust.
Kui ettevõttel on siseveeb, ühine võrguketas või muu tehniline lahendus, millele peab ligi pääsema ka väljastpoolt kontorit, tuleks luua kohtvõrgu lahendus, mis tagab töötajatele turvalise ligipääsu dokumentidele ja töövahenditele.
Koosolekuruum tuleks varustada ajakohase videokonverentsi seadmega. Hea oleks, kui koosolekul saab osaleda videokõne kaudu, mida võib teha ka arvutist või nutitelefonist. Nii ei pea inimene reaalselt ise kohal viibima.
SOBIVAD TÖÖRIISTAD JA DIGIABILISED KAUGTÖÖ TEGEMISEL
Slack: mugav meeskondadele mõeldud ja lihtne viis kolleegidega suhtlemiseks ning info jagamiseks.
Fleep: sõnumirakendus kõikide vestluste mugavalt ühes kohas hoidmiseks; ühendab e-posti ja vestlused ühte keskkonda.
WeTransfer: kiire ja mugav viis pildi- ja helifailide ning dokumentide saatmiseks adressaadile. Tasuta versioonis võimaldab korraga saata kuni 2 GB faile.
Trello: veebipõhine planeerimise ja koostöö korralduse vahend, mida on lihtne kasutada ja mis pakub erinevaid võimalusi.
Asana: planeerimise ja koostöö korralduse vahend, mis annab hea ülevaate projektidest.
Clanbeat: loob struktuuri meeskonna heaolu mõõtmiseks ja eesmärkide jälgimiseks; eriti oluline, kui tiimi liikmed on üksteisest füüsiliselt kaugel. Ideaalne töörist juhile.
G-Suite: Google’i rakendustel põhinev suurepärane “kõik ühes” lahendus ettevõttele. Üheskoos on e-post, dokumendihaldus, kalender, veeb.
Office 365 – Microsofti kontoritarkvara tuntud headuses, kus koos on e-post, dokumendihaldus, kalender, jt. kontorile sobivad tööriistad.
Deekit: veebipõhine digitaalne tahvel, mis aitab kaasa üle veebi peetavatele koosolekutele.
Pipedrive – veebipõhine (+ äpp) müügitarkvara.
Telia Online.ee keskkond: väärt abiline väikefirmadele ja eraisikutele. Lisaks e-posti haldamisele võimaldab keskkond süstematiseerida kontakte, teha märkmeid ning konto sidumisel oma mobiilinumbriga omada ülevaadet kõigist oma SMS-idest ja telefonikõnedest.
KAUGTÖÖ ON KASULIK
Mitmed uuringud ja reaalsed kasutuslood näitavad, et suurem vabadus suurendab töötajate heaolu ja see omakorda on tihedalt seotud klientide heaoluga.
Lisaks pigem suureneb kui väheneb produktiivsus, kuna kodukontoris on võimalik segamatult keskenduda. Juhid, andke oma töötajatele rohkem vabadust – ja töötajad, küsige!
Täname abi eest: Telia. Kaanepilt: Ylle Rajasaar, telesaade “Nähka tuleb külla”
